Cahiers des charges

Cahier des charges de l’administrateur/trice de la Société des Concerts de Fribourg

Identification du poste

Administrateur/trice, taux d’occupation 20% au maximum. Ce taux est complémentaire des 70% pour le poste d’ad-ministrateur/trice de l’OCF (voir les détails du cahier des charges de l’OCF).

Mission générale et conditions de travail

L’administrateur/trice assiste dans leurs tâches stratégiques le Président/la Présidente de la SdCF, le directeur artis- tique de la SdCF, le trésorier de la SdCF et participe aux réunions du Comité de la SdCF (6 à 8 séances par saison avec 7 à 10 personnes) dont il/elle fait partie d’office.

L’administrateur/trice

• contribue au bon fonctionnement de l’ensemble des activités de la SdCF en leur apportant toute l’aide nécessaire à leur réussite
• participe à l’établissement de l’agenda des réunions du Comité de la SdCF et en rédige le procès-verbal
• veille à ce que l’organisation globale d’une saison des concerts corresponde aux buts de la SdCF, en harmonisant la fréquence des concerts entre ceux de la SdCF et ceux de l’OCF,
• s’assure de la collaboration du Département de musicologie pour le contenu ainsi que la forme des présentations des programmes de concerts de la saison.
• seconde le directeur artistique de la SdCF dans les contacts avec les administrations des orchestres suisses et étrangers, ainsi qu’avec les agences représentant les musiciens
• rédige, d’entente avec le directeur artistique de la SdCF, les contrats d’engagement des ensembles orchestraux et des solistes
• participe à l’établissement du budget de la saison
• organise l’AG annuelle statutaire
• s’informe des besoins détaillés pour chaque concert
• assiste aux concerts en tant que responsable de l’organisation
• apporte ses idées à la réalisation des concerts programmés
• travaille administrativement depuis chez lui /elle, en utilisant son ordinateur pour communiquer en dehors des réunions
• accepte d’avoir des horaires irréguliers selon le déroulement des saisons musicales.

Description des tâches

• d’entente avec le directeur artistique de la SdCF, détermine une saison des concerts dans la période normalement entre le début octobre (éventuellement fin septembre) et la fin mai (éventuellement début juin)
• définit des réservations de dates des salles, en tenant compte du calendrier des congés scolaires et universitaires (Mu- sicologie), des autres concerts à Fribourg durant les périodes de l’Avent, de Pâques, et des spectacles d’opéra (Équi- libre-NOF)
• harmonise l’agenda des réservations, en plaçant les concerts de l’OCF, dont 2 concerts sont programmés en commun avec la SdCF chaque saison.
• effectue les nécessaires réservations provisoires des salles, en veillant à partager les 8 à 13 concerts entre l’Aula et Équilibre, cela dans un délai minimum de 2 ans à l’avance, ou, selon la qualité du projet, même 3 ans à l’avance
• pré-réserve par sécurité des plages de 2 à 3 dates pour le même concert dans le calendrier, soit auprès du secrétariat Uni-gestion des locaux, pour l’Aula, et, pour Nuithonie-Équilibre, auprès de son directeur artistique, Thierry Loup
• adapte les dates définitives des concerts, selon le choix du directeur artistique de la SdCF, en libérant les réservations provisoires
• signe** les contrats de location pour chaque salle : pour Équilibre, avec une convention pour tous les concerts d’une saison (signature à deux) et pour l’Aula, à l’Université avec un contrat de location pour chaque concert
• met à jour les conventions d’utilisation des pianos appartenant à la SdCF, soit à Équilibre, soit à l’Aula
• renouvelle le contrat d’entretien de ces 3 instruments
• renouvelle et suit les contrats de location de ces pianos pour des tiers surtout à Equilibre
• définit les détails du cadre du contrat de chaque concert : le cachet couvre (ou non) les frais de répétitions, de matériel, de partitions, de transport, d’hébergement, de repas... (qui prend en charge quoi ?)
• organise, selon les besoins déterminés dans les contrats, l’hébergement des musiciens pour la nuit après le concert dans un hôtel à Fribourg.

• signe seul/e le courrier postal et électronique courant (établissement d’une signature électronique)
• participe avec 1 à 2 membres du Comité aux négociations avec les organismes subventionnant, lors des séances, mais aussi par courrier
• signe à deux avec le Président/la Présidente, ou le trésorier de la SdCF, le contrat de location pour Équilibre
• signe à deux avec le directeur artistique de la SdCF les contrats avec les ensembles orchestraux et les solistes.